Personvernerklæring
Gjelder appen Varde (iPhone og Android), backoffice på web og nettstedet varde.apexsystems.no. Sist oppdatert 13. oktober 2026.
English: This page is in Norwegian. Contact post@apexsystems.no if you need it in English.
Hvem er ansvarlig
Varde leveres av Apex Systems AS, org.nr. 937 868 707, Garen 12B, 5379 Steinsland. Kontakt: post@apexsystems.no.
- Bedriftens HMS-data (avvik, instrukser, stoffkartotek, ferie, ansattoversikt): Bedriften dere jobber i er behandlingsansvarlig. Apex Systems AS er databehandler og behandler opplysningene bare på vegne av bedriften, etter databehandleravtalen i vilkårene.
- Brukerkontoen din (innlogging, varsler, profil) og nettstedet: Apex Systems AS er behandlingsansvarlig.
Spørsmål om hva bedriften din registrerer om deg, retter du først til arbeidsgiveren. Vi hjelper gjerne til.
Hvilke opplysninger vi behandler
| Opplysninger | Hvorfor |
|---|---|
| Navn, e-post, mobilnummer, stilling, rolle i bedriften, profilbilde (valgfritt) | For å gi deg tilgang, vise hvem som har gjort hva, og sende varsler og invitasjoner. |
| Passord (lagres bare som kryptert hash) og innloggingskoder | Sikker innlogging. |
| Avvik og hendelser: beskrivelse, sted, bilder, video, hvem som meldte (kan være anonymt), tiltak | Bedriftens plikt til internkontroll og avvikshåndtering. Ved personskade kan beskrivelsen inneholde helseopplysninger. |
| Lesebekreftelser, introduksjon, oppgaver, årshjul, ferieønsker | Dokumentere opplæring og HMS-arbeid, og planlegge ferie. |
| Stoffkartotek og sikkerhetsdatablad | Bedriftens plikt til stoffkartotek. Inneholder normalt ikke personopplysninger. |
| Posisjon (bare i ulykkesmodus) | Vises på skjermen så du kan lese den opp for 113. Når du ringer et nødnummer eller svarer at noen er skadet, sendes posisjonen til leder og verneombud i bedriften, og den lagres i hendelsen. Varde sporer ikke posisjonen din ellers. |
| Varsler og push-token for telefonen | Sende varsler om avvik, instrukser, frister og invitasjoner. |
| Tekniske logger (tidspunkt, feilmeldinger, IP-adresse) | Drift, sikkerhet og feilsøking. Slettes fortløpende. |
Tale
Når du snakker inn tekst, gjøres talen om til tekst av telefonens egen talegjenkjenning (Apple eller Google). Varde lagrer ikke lydopptak. Opplesning i ulykkesmodus skjer på telefonen.
Kunstig intelligens (Varde-agenten)
Noen funksjoner bruker språkmodellen Claude fra Anthropic: «Rydd opp» i avvik, svar fra Varde-agenten, ulykkesassistenten, utkast til instrukser og lesing av sikkerhetsdatablad og etiketter. Da sendes teksten (og eventuelt bildet eller PDF-en) det gjelder til Anthropic for behandling. Anthropic bruker ikke dataene til å trene modeller. Forslag fra AI gjelder ikke før et menneske har godkjent dem.
Hvor dataene lagres – og hvem som hjelper oss
Database, filer og servere ligger i EU (Frankfurt). Vi bruker disse underleverandørene (underdatabehandlerne):
| Leverandør | Oppgave | Sted |
|---|---|---|
| Vercel | Drift av nettsted og API | EU (Frankfurt) |
| Neon | Database | EU (Frankfurt) |
| Cloudflare R2 | Bilder, video og PDF-er | EU |
| Anthropic | AI-funksjonene (Claude) | USA |
| Resend | Utsending av e-post | USA |
| Google Firebase | Pushvarsler til telefonen | USA |
Når opplysninger overføres til USA, skjer det med EUs standardkontrakter (SCC) og/eller EU–US Data Privacy Framework, slik personvernforordningen (GDPR) krever. Firmaopplysninger hentes fra Brønnøysundregistrene, som er åpne offentlige data.
Hvor lenge vi lagrer
- Brukerkontoen lagres så lenge du har tilgang til en bedrift i Varde, eller til du sletter den.
- HMS-dokumentasjonen lagres så lenge bedriften har abonnement. Bedriften bestemmer selv over den, og har plikt til å ta vare på dokumentasjon av internkontrollen.
- Når abonnementet avsluttes, kan bedriften få dataene utlevert. Deretter slettes de etter avtale med bedriften, og senest 90 dager etter at abonnementet er avsluttet.
- Sletter du kontoen, fjernes navn, e-post, mobil, bilde, passord, innlogginger, varsler og ferieønsker med en gang. Avvik og lesebekreftelser bedriften må beholde, blir stående, men knyttes til «Slettet bruker». Se slik sletter du kontoen.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandlingen. Kontakt oss på post@apexsystems.no. Gjelder det bedriftens HMS-data, sender vi henvendelsen videre til bedriften. Du kan også klage til Datatilsynet.
Sikkerhet
All trafikk er kryptert (HTTPS/TLS), og data er kryptert der de lagres. Tilgangen styres etter rolle i bedriften, og hver bedrift ser bare sine egne data. Lenker til filer er tidsbegrensede.
Kontaktskjemaet
Sender du oss en henvendelse fra nettsiden, lagrer vi navn, e-post, telefon, bedrift, antall ansatte og meldingen din, så vi kan svare deg. Opplysningene slettes når saken er avsluttet og ikke lenger trengs, senest etter to år.
Oppslag på nettsiden
Når du sjekker hva en bedrift må ha på plass, eller velger bedriften under «Kom i gang», lagrer vi hvilken bedrift det gjaldt (offentlige opplysninger fra Brønnøysundregistrene: navn, org.nr., bransje, antall ansatte og kommune) og tidspunktet. Vi lagrer ikke hvem du er eller IP-adressen din. Opplysningene brukes til å følge opp interesse for Varde.
Informasjonskapsler og lokal lagring
Nettstedet bruker ingen informasjonskapsler til sporing eller reklame. Vi lagrer bare valget ditt av språk og fargetema i nettleseren. Backoffice bruker en nødvendig innloggingskapsel. Appen lagrer data på telefonen (for eksempel stoffkartoteket og utkast) så den virker uten nett.
Barn
Varde er laget for bruk i arbeidslivet og er ikke beregnet på barn under 13 år.
Endringer
Endrer vi denne erklæringen, oppdaterer vi datoen øverst. Ved vesentlige endringer varsler vi bedriftene på e-post.